転職エージェントのメール返信は返信すべき?例文6つとメールマナーなども紹介!

転職したい人に寄り添ってアドバイスをしてくれる転職エージェント。

豊富な知識で、相談から希望の会社に採用されるまでサポートしてくれるサービスですが、利用するに当たり、エージェントとのメールのやりとりはどのようにすればいいのか分からない時があると思います。

そこで本記事では、ビジネスマナーからメールの返信の仕方について解説していきます。

転職エージェントのメール返信が来たらどうする?

エージェントからメールが来た時は、すぐに返信をするのが基本です。

ビジネスマナーとしてはもちろんのこと、エージェントから仕事を紹介して貰えるよう認知をしてくれるためや、希望の仕事に応募するタイミングを逃さないためにも、気付いたら早めに返信することが大切です。

返信がなければ、アドバイザーの立場からすると、「メールがちゃんと届いていないのかな?」と心配になりますし、それが面接後であれば、今後の仕事の紹介はどうすればいいのか困ってしまいますので、無視はしないようにしましょう。

転職エージェントのメールにはすぐ返信しよう!

サポートをしてくれる相手も人です。

せっかく希望に沿った仕事を提案しているのに、長く返信が無かったり、無視をされていると、面接を受ける以前にいい印象は持たれません。

転職エージェントからメールが来た時はチャンスでもあり、メールの返信をするかしないかでその後の人生が大きく変わるといっても過言ではありません。

以下のメールの返信する考え方を抑えておきましょう。

  • 24時間以内のメール返信はビジネスマナー
  • メール返信は自己PRの絶好のチャンス
  • 応募を迷っている場合でも返信をしよう
  • 希望に合わない案件や一斉メールは返信しなくてもよい

一つずつ解説していきます。

24時間以内のメール返信はビジネスマナー

ビジネスマナーとは、「良好なコミュニケーションをとり、人間関係を築くために必要な礼儀作法」です。

相手を思いやる気持ちを持って、しっかりした礼儀で接することで相手に与える印象は変わります。

これは勉強をして身に付けるものではなく、相手を思う気持ちから出てくる姿勢なので、まずは日常的に意識することが大切です。

つまり、転職エージェントを利用する際も、日程調整メールの書き方や返信のマナーを意識することが重要で、これによってエージェントに与える印象も変わります。

取り込み中ですぐに返信ができない場合は止む終えませんが、メールに気付いた時にはなるべく24時間以内に返信するように心がけましょう。

メール返信は自己PRの絶好のチャンス

転職エージェントは提出した書類を見ながら、あなたに合った案件を紹介してくれます。

案件のメールが沢山くると、ついつい返信するのが億劫になってしまうことがありますが、返信がなければエージェントは「もう仕事は探していないの
かな?」と思い、すぐに返信をしてくれる人へ優先的に紹介するようになります。

早く転職したい場合は、すぐに返信をして「仕事を紹介して欲しい」という自己アピールをすることが大切です。

また、実際に送られた案件をしっかり確認し、こういった仕事を紹介し欲しいと詳しく要望に答える事でエージェントも改善しやすくなります。

転職エージェントにとっては自分は数多くいる求職者の一人

転職活動時に利用する媒体の中でも、転職エージェントはサポートの質と利用満足度が高いため、登録している求職者は沢山います。

エージェントは毎日沢山の求職者を対応しているわけですから、紹介メールを送ってもずっと返信がない人より、すぐに返信してくれる人の方が記憶されやすく、希望にあった案件の情報が来た時にはすぐに紹介しやすいです。

また、転職エージェントは非公開求人を取り扱っているため、求人企業の質は高く、人気の案件には応募数が殺到するため、見逃さないようメールをチェックをするのはもちろんですが、そういった案件を紹介してもらうためにもすぐに返信をして自己アピールをしましょう。

求人企業の中でも、人手がすぐに欲しくて「今すぐに採用したい」という場合で募集している事もあり、募集期間が短いものもあるので、こまめにメールのチェックをして早く返信するよう心掛けましょう。

応募を迷っている場合でも返信をしよう

応募する前に、「実際の業務内容はどんな感じなんだろう」「必須スキルや経験年数が足りてないから無理なんじゃないかな」と不安になり、なかなか応募することができないことはありませんか?

もしこの段階でつまづいてしまっている場合は、エージェントに相談をしましょう。

応募できずにずっと返信がないままでは、エージェントにとっても、まだ仕事の紹介を必要としているのか分からない状態になってしまいます。

返信することは、案件を紹介をしてもらう継続の意思表示としても大事なことですが、どうしても一人では分からない場合は、詳しく会社の情報を聞いたり、自分に合った仕事内容なのかを確認する事で、不安の解決に繋がります。

時には一歩を踏み出すことも大切です!

今後もエージェントから仕事の案件を紹介してもらうために、迷った時であっても返信はするようにしましょう。

希望に合わない案件や一斉メールは返信しなくてもよい

エージェントから送信されるメッセージに対して、全て返信をしないといけない訳ではありません。

一斉送信(自動で設定して送信されるメール)の場合は、新しい案件がサイトに掲載された時に来るお知らせメールで、多くの登録ユーザーに送信しているものなので、希望に合わない時は返信をしなくてもよいのです。

また、エージェントにとって仕事の契約まで結び付かせることは、営業の評価に繋がるので沢山の案件を紹介されることがあります。

もちろん、紹介された案件の中は、希望に合わないものもあるのでエージェントへの返信は必ずではありません。

転職エージェントへのメール返信に使える6つの例文

転職エージェントのメール返信はどのように送ればいいのか?

マナーを守ったメールのやりとりをしてエージェントの信頼関係を築くことは転職の成功にも繋がります。

「無料で利用できるから」「企業の採用には関係ないから」と雑な返し方をしてはいけません。

エージェントは、あなたとのやり取りでどのような企業を紹介できるか判断していることもあるため、以下のメールの基本マナーをしっかり抑えておきましょう。

  • 面接日程の確認メール返信の例文
  • 面接の日程変更を依頼するメール返信の例文
  • 選考辞退を申し出るメール返信の例文
  • 初めての面談後のお礼のメール返信の例文
  • 不採用だった際のお礼と報告のメール返信の例文

例文を使用しながら詳しく解説していきます。

紹介された案件に募集したい時のメール返信の例文

エージェントからのお仕事の案内メールはこのようにきます。

お名前:◯◯様
求人企業名:株式会社◯◯商事

以下、該当する項目を残し、ご返信ください。
【応募について】
1.応募する
2.検討したいので、一度相談したい
3.興味がない(応募しない)

内容をしっかり確認し、応募をする場合は以下の例文を参考にしてください。

<エージェントの名前>さん

いつもお世話になっております。

◯◯でございます。

この度は、ご紹介いただきました株式会社◯◯商事に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

◯◯(自分の名前)
〒123-4567
東京都◯◯区◯◯1-2-3
Phone: 090-XXXX-XXXX
Mail: XXX@XXX.jp

一斉送信されてきたメールの場合は返信しなくてもよいですが、個別で送信されてきたメールには必ずお断りのメールを送りましょう。

返信の仕方によってエージェントに与える印象も変わりますので丁寧な返信を心がけましょう。

面接日程の確認メール返信の例文


エージェントからの面接日程メールはこのようにきます。

◯◯様

下記企業の2次選考の日程につきまして、企業よりご都合の最終確認のご連絡が来ておりますので、詳細をご確認いただけますと幸いです。

どうぞ宜しくお願い致します。

====================

【企業名】株式会社◯◯商事
【希望日時】20XX/XX/XX(X曜日) 11:00~

(中略)注意、面接場所、よくある質問例など

それではご健闘をお祈り致します。

面接日程を確認し、以下の例文を参考にして返信をしましょう。

<エージェントの名前>さん

いつもお世話になっております。

面接日程の確認メール拝見いたしました。
内容通り、20XX/XX/XX(X曜日)11:00~で間違いございません。

◯◯様にいただいたアドバイスをしっかり理解して、面接に臨みたいと思います。

また何かございましたらご連絡くださいませ。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

──────────
◯◯(自分の名前)

確認したことを伝えるために日程を復唱をしましょう。

また、アドバイスを頂いたお礼も添えて感謝の気持ちを伝えましょう。

面接の日程変更を依頼するメール返信の例文


提示された面接の日程の都合が付かず、変更をしたい場合は以下の例文を参考にしてください。

<エージェントの名前>さん

いつもお世話になっております。

<自分の名前>です。

現在業務が立て込んでおり、日程調整いただき申し訳ないのですが、

メールで頂いた日程で面談をすることができません。

ついては、以下日程で面談をさせていただきたいのですが、企業のご担当者様にご確認いただけないでしょうか。

【希望日時】

XXXX/XX/XX(月) XX:XX~XX:XX
XXXX/XX/XX(火) XX:XX~XX:XX

以上よろしくお願い致します。

◯◯(自分の名前)

日程の都合が合わないことに対し、申し訳なく思っている気持ちを伝えましょう。

そして、面談できる日程はなるべく多く提案することで日程調整もスムーズに行うことができます。

選考辞退を申し出るメール返信の例文


採用後に辞退をしたい場合に送るメールの例文は以下です。

<エージェントの名前>さん

いつもお世話になっております。

<自分の名前>です。

〇〇社の選考について考えるところがあり、ご連絡させていただきました。

私は会社選びにおいて、「〇〇、〇〇、〇〇」の三点を重視しており、よく調べた結果、〇〇社は条件に当てはまっていないと考えました。

そのため、申し訳ないのですが、今回の採用(選考)は辞退させていただきたいです。

<エージェントの名前>さんにお世話になり、選考を通過できたので大変申し訳なく思っています。

これからはなるべく選考の早い段階で決めていきたいと考えていますので、これからもよろしくお願い致します。

◯◯(自分の名前)

企業とエージェントへ迷惑をかけてしまうことになるので、辞退の理由を必ず入れましょう。

初めての面談後のお礼のメール返信の例文


面談後のお礼のメールはこのように送りましょう。

件名:一次面接の御礼のお願い(◯◯)

株式会社◯◯エージェント
◯◯様

お世話になっております。キャリア太郎と申します。

本日、~~様にご紹介いただいた「株式会社◯◯」の一次面接へ行ってまいりました。
面接にてお話を伺う中で、◯◯の厳しくも優しい社風や取り組まれている事業の奥深さ、社会に与えるインパクトを改めて実感いたしました。
この会社で仕事をしたいという気持ちがよりいっそう強くなった次第です。

つきましては、株式会社◯◯の採用ご担当者様に、
本日の面接の御礼をお伝えいただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯(自分の名前)

面接で学んだことや感じたことを添えて、時間を割いていただいたお礼の気持ちを伝えましょう。

メールは面接があった当日中に送ることが基本です。

不採用だった際のお礼と報告のメール返信の例文


不採用だった際のメールの例文は以下です。

<エージェントの名前>さん

いつもお世話になっております。◯◯です。

選考結果のご連絡を頂き、ありがとうございました。

こ結果については大変残念ですが謙虚に受け止めて
引き続き転職活動に励んでいきたいと思います。

末筆ながら今後の貴社のご繁栄をお祈り申し上げます。

まずは面接をしてもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

不採用であっても前向きな姿勢で書くことが大切です。

転職エージェントへのメール返信の注意点

転職エージェントは親身になって転職活動サポートしてくれます。しっかりしたメールマナーでやりとりをすることは、転職活動の成功率にも繋がります。

ここではメール返信での注意点について4つ説明します。

  • ビジネスメールでの基本マナーは必須
  • メール件名は変えずに「Re:」も残す
  • 署名は必要だが要点から入る
  • 誤字脱字・敬語表現は読み返してチェック

詳しくみていきましょう。

ビジネスメールでの基本マナーは必須

エージェントとのメールやりとりもビジネスの一環です。

早く返信もでき、思いやりのあるメールのやり取りができていれば、「この人には、大事な企業に安心して紹介できる」とエージェントからもいい評価を受けることができます。

そのためにも、文章では感謝の気持ちを伝えることと、敬語の間違いや誤字・脱字がないかを確認することが大切です。

基本マナーをしっかり理解し、転職活動への意欲をアピールしましょう。

メール件名は変えずに「Re:」も残す

メールの件名には、新しい件名を付けずにそのままで返信することで、エージェントは一目見て何の内容か把握することができます。

また、「Re:」も残して返信することで、エージェントが応募者1人1人の履歴をたどりやすくなります。

エージェントは複数のユーザーと対応している訳なので、一目見て分かりやすいような返信をしましょう。

署名は必要だが要点から入る

署名の内容は、「名前」「郵便番号・住所」「電話番号」「メールアドレス」を書きます。

署名を書くことでメールを受け取った側が、誰から送信されたメールか分からるようにするためです。

しかし、署名を毎度冒頭に入れると読みづらくなってしまします。

要点は最初で、署名は最後に書きましょう。

誤字脱字・敬語表現は読み返してチェック

メールに誤字脱字があると、適当に返信をしたイメージを持たれてしまうので要注意です。

また、過度な敬語は周りくどくなってしまい、読みづらい文章になってしまいます。

過度な敬語は控えて、間違いや誤字・脱字がないかを最後にチェックをして送信するようにしましょう。

転職エージェントへのメール返信で良好な関係を築こう

希望に合う就職先へ転職するには、企業へ応募する前に、エージェントとのメールのやりとりから意識することが重要です。

紹介してくれるのは「人」なので、メールマナーをしっかり守り、どれだけコミュニケーションを取れるかで、受ける案件だって変わってくるのです。

逆にエージェントとのやり取りの時からできていないと、その適当さが企業の面接時に出てしまうこともあります。

メールの返信の仕方で転職の成功率にも繋がるので、メールの送り方で分からないことがあれば、是非本記事を参考にしてください。

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